【读书活动】电子档案备份中心建设方案

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《档案数据管理与长期保存策略》

第五章

电子档案备份中心建设方案

本文是《档案数据管理与长期保存策略——基于数字中国战略的研究》一书的精华内容摘抄，相关内容出自第五章“电子档案备份中心建设方案”。该章节在存储介质耐久性和长期保存策略研究成果的基础上，针对当前档案数据长期保存的现状，提出了切实可行的市区两级电子档案备份中心建设方案。

1、总体设计

1.1. 备份中心定位

市区两级电子档案备份中心面向全市两级档案馆、机关团体、企事业单位提供安全可靠、经济便捷的档案数据备份服务。针对市档案馆本馆的档案数据，支持通过接口在线传输和数据导入两种方式；针对区县档案馆、专业档案馆和立档单位的档案数据，通过备份载体运输的方式运送至电子档案备份中心。如下图所示：

1.2. 备份中心架构

电子档案备份中心通过搭建专业化的备份环境，配置智能化的档案数据备份载体和设备，建立完善的备份策略，为全市各级各类档案馆，机关、企事业单位档案室提供安全、可靠、经济、便捷的档案数据备份服务。

电子档案备份中心的总体架构如下图所示：

2、软硬件建设方案

电子档案备份中心的建设包括备份库房建设、装具建设、管理系统建设三部分。

2.1. 库房环境建设

电子档案备份中心建在市级档案馆内，为满足全市各级各类档案馆、档案室档案数据备份的需求，建议选择50平米左右的空间作为电子档案备份中心的物理场地。

基于电子档案备份中心的物理场地建设电子档案库房，严格按照档案安全保护的“十防”（防火、防盗、防水、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温、防污染）要求建设，让电子档案备份中心的环境更适宜、档案数据存放更安全。具体建设内容包括环境监控设备、安全防范设备等。

2.2. 装具建设

基于磁光胶融合的“4-3-2-1”备份策略，电子档案备份中心需要配置各种备份设备，以满足在线、近线、离线、异质备份的需要。具体配置的设备包括光磁库、离线光盘库、防磁柜、数字胶片阅读设备、胶片柜等。

2.3. 管理系统建设

电子档案备份管理系统基于OAIS模型，实现对备份的档案数据和备份载体的统一信息化管理，包括数据可视化展示、备份载体管理、档案数据长期保存管理、系统管理等功能模块。系统功能模块如下图所示：

3、策略设计方案

针对电子档案备份中心详细的长期保存策略，按照档案数据入库、日常管理和出库的流程，分别从入库管理、日常管理和出库管理三个环节进行描述。

3.1. 入库管理

数据入库过程示意如下图所示：

入库阶段涉及到的策略主要包括：

筛选策略：按照一定的规则将管理库中需要封装的长期保存档案数据筛选出来，基本判断依据是保存期限从50年到永久；其中重要档案数据需要异质备份。

AIP结构：ZIP包格式，封装之后需要通过四性检测，只有符合规范要求的数据包才允许入库。

AIP更新策略：从管理库到长期保存库的AIP数据包更新方式，首次全量，后续每月增量。

3.2. 日常管理

由于档案数据长期保存的期限很长，检测、备份、恢复、迁移、转换等各种操作又很繁琐，需要配备专门的电子档案长期保存管理软件（即电子档案备份管理系统）对长期保存库的日常维护操作进行管理，并将相应的管理策略固化在软件中，由软件按照一定的策略规则自动执行或辅助人工进行管理。

在长期保存库日常管理中涉及到的策略主要包括：

多载体备份策略：4-3-2-1备份策略，即4套数据（1套在线、1套近线、1套异质、1套异地），3种载体（磁盘、光盘、胶片），2套离线（1套光盘、1套胶片），1套异地（光盘）。

巡检策略：对档案数据和存储载体进行检测，原则上每两年对长期保存档案数据进行一次全面检测；每季度对长期保存档案数据进行抽检，抽检比例不低于5%；数字胶片的抽检可以放宽到10年一次。

数据恢复策略：采用先在线再近线再离线再异质的方式。

载体迁移策略：一般由巡检结果触发，通常是相同载体之间的数据迁移，由新载体替代老旧载体；也可以由人为决策触发，通常是某种载体即将被淘汰，需要用新类型的载体全面替换旧类型的载体，这种情况通常需要专门制定迁移方案。

格式转换策略：格式转换策略通常由人为决策触发，当某种文件格式即将被淘汰时，需要将AIP数据包中的该文件格式全部转换成目标格式，这种情况通常需要专门制定转换方案，由人工操作完成。

3.3. 出库管理

数据出库的原因大致包括管理库调取、载体外借和异地备份三种情况。其中载体外借以及归还的管理类似于实体档案出入库管理，电子档案备份管理系统中提供了备份载体出库管理功能，这里不再赘述。下面对管理库调取和异地备份两种情况进行描述。

3.1.1.

管理库调取

管理库调取数据可能是用于数据恢复，也可能是需要进行业务操作（比如档案鉴定），不管什么原因，其出库过程基本一致，如下图所示：

以上过程基本上就是数据入库的逆过程，其中红线所示为数据流以及操作步骤，描述如下：

第一步

按照先在线再近线再离线再异质的顺序从在线、近线、离线、异质备份中提取管理库所需的AIP数据包，暂存在在线存储的指定存储区域。

第二步

将待出库的AIP数据包迁移至管理库的指定存储区域，数据迁移时视实际情况可以通过网络也可以采用移动存储载体。

第三步

对迁移过来的AIP数据包进行解封操作，将目录存入关系型数据库，将电子全文置于对应的文件系统中。

管理库调取出库阶段涉及到的策略主要包括：

出库优先级顺序：按照先在线再近线再离线再异质的顺序。

出库审批流程：需要制定严格的数据出库审批程序，按照流程贯彻执行，审批通过之后才能出库。

3.1.2.

异地备份

异地备份包括同城异地备份和远程异地备份，备份的都是载体，如下图所示：

由于长期保存库采用了4-3-2-1的备份策略，在执行异地备份时不需要再进行额外的数据备份，只需要将其中1份离线的蓝光光盘出库（以盘匣方式出库，便于保存）之后异地保管在远程异地的档案馆库房即可；另外，可以考虑在同城异地建设数字胶片库房，将重要档案数据的1份异质备份（胶片装盒）妥善保管在同城异地库房中。

异地备份涉及到的策略主要包括：

载体检测策略：对档案数据存储载体进行检测，原则上每两年对蓝光光盘进行一次抽检，抽检比例不低于5%；数字胶片的抽检可以放宽到10年一次。

备份频次：原则上每年运送一次。如果数字胶片加工中心同时也建在同城异地库房，则可以随时加工随时备份。

3.4. 策略汇总表

档案数据长期保存策略如下表汇总所示：

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罗塞塔领读：档案数据管理与长期保存策略

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